Als je evenement geannuleerd wordt en niet kan verplaatst worden naar een latere datum of een volgende editie zullen klanten het recht hebben om een terugbetaling te vragen. Je kan kiezen om de klant zelf de keuze te geven om terugbetaald te worden (A) of ons de opdracht geven om alle bestellingen in één batch terug te betalen (B)
Optie A: Ik wil klanten zelf laten kiezen of ze terugbetaald willen worden
Sluit uw online ticketwinkel via de EventSquare back-end zodat er geen nieuwe bestellingen meer kunnen gebeuren
Maak een formulier beschikbaar op je website (of bijvoorbeeld via Google Formulieren) waarin je vraagt of de klant een terugbetaling wenst of niet.
Vraag naar voornaam, familienaam, e-mail-adres en de referentie van de bestelling (die kunnen ze vinden in de bevestigings e-mail en onderaan op de tickets. De referentie bestaat altijd uit 3 letters en 5 cijfers.
Download het klantenbestand van je evenement en stuur een e-mail naar al je klanten om hen op de hoogte te brengen dat je evenement niet zal kunnen doorgaan. Voeg ook de link toe naar het formulier en vermeld best ook een uiterste datum om het in te vullen (voorzie minstens enkele weken). Indien gewenst kunnen we dit ook voor jullie doen.
Je voert aangevraagde terugbetalingen uit via de EventSquare Admin door de bestelling op te zoeken en door te klikken naar het tabblad Terugstortingen. Wij zorgen er voor dat het geld van de klant teruggestort wordt binnen de 1 tot 3 werkdagen gebeuren via dezelfde betaalwijze als waar de klant mee betaald heeft tijdens het bestellen. Je hoeft hier verder niets meer voor te doen.
Indien er op een bepaald moment onvoldoende saldo beschikbaar zou zijn op je EventSquare account kan je ons altijd contacteren via support@eventsquare.co of telefonisch op het nummer +32 (0)14 700 808. We bezorgen dan een betaallink om je saldo op te waarderen via Bancontact of overschrijving.
Optie B: Alle klanten mogen automatisch door EventSquare terugbetaald worden
Sluit uw online ticketwinkel via de EventSquare back-end zodat er geen nieuwe bestellingen meer kunnen gebeuren
Neem contact met ons op via support@eventsquare.co of telefonisch op het nummer +32 (0)14 700 808 om ons op de hoogte te brengen
We bekijken of er nog voldoende saldo op uw EventSquare account beschikbaar is om de terugbetalingen uit te voeren
Indien er onvoldoende saldo is op je EventSquare account bezorgen wij een betaallink om je saldo op te waarderen via Bancontact of overschrijving.
Wanneer er voldoende saldo is voeren wij al de terugbetalingen voor je uit. Ons platform zorgt er voor dat het geld van de klant teruggestort wordt. Dit zal binnen de 1 tot 3 werkdagen gebeuren via dezelfde betaalwijze als waar de klant mee betaald heeft tijdens het bestellen. Je hoeft hier zelf niets meer voer te doen.
Belangrijk om te weten
Met welke kosten dien ik rekening te houden als organisator bij een terugbetaling?
Indien een bestelling terugbetaald dien te worden kies je er als organisator zelf voor of je de klant het volledige bedrag terugbetaald of enkel de waarde van de tickets. Dit kan uiteraard alleen wanneer je de verwerkingskost hebt doorgerekend. Hou er rekening mee dat de verwerkingskosten niet gecrediteerd worden bij een terugbetaling. Indien je het volledige bedrag aan de klant wenst terug te betalen dient het saldo van je account bijgevolg opgewaardeerd te worden om deze te kunnen uitvoeren. Voor elke terugbetaling is de kostprijs € 0,45 incl. BTW. (per bestelling, niet per ticket).
Voer enkel terugbetalingen uit via het EventSquare platform
Doe geen terugbetalingen van online bestellingen buiten ons platform om en volg uitsluitend de bovenstaande procedures. Onze systemen zijn voorzien om automatisch terugbetalingen te verwerken en dit nauwkeurig bij te houden voor jou. Ons platform heeft directe toegang tot de bankgegevens van de klant zodat je zelf geen administratieve nachtmerrie op je schouders hoeft te dragen.
Kan EventSquare mijn klanten op de hoogte brengen?
Indien je met jou organisatie nog geen mailing-software in gebruik hebt of technisch niet in de mogelijkheid bent om dit op te zetten kunnen wij je helpen en bijstaan om je klanten op de hoogte te brengen. Contacteer ons via support@eventsquare.co of telefonisch op het nummer +32 (0)14 700 808 voor de mogelijkheden.
Waar vind ik de e-mailadressen van mijn klanten?
Communiceer duidelijk en zo snel mogelijk naar je klanten. Gebruik hiervoor je sociale media en de e-mailadressen die je kan vinden in je EventSquare Admin via het tabblad ‘Bestellingen’. Hier kan je snel alle e-mailadressen downloaden van je evenement.