Si l'événement est annulé et ne peut être reporté à une date ultérieure ou à une édition suivante, les clients ont le droit de demander un remboursement. Vous pouvez donner au client le choix d'être remboursé (A) ou nous demander de rembourser toutes les commandes en un seul lot (B).
Option A: Je veux laisser le choix au client d'être remboursé
Fermez la billetterie via l'Admin d'EventSquare afin qu'il n'y ait plus de commandes.
Mettez à disposition un formulaire sur votre site web (ou via Google Forms, par exemple) demandant si le client souhaite être remboursé ou non.
Demandez-lui son prénom, nom, adresse électronique et la référence de sa commande (qu'il trouvera dans le mail de confirmation et au bas des billets). La référence se compose toujours de 3 lettres et de 5 chiffres.
Téléchargez le fichier clients de votre événement et envoyez un e-mail à tous vos clients pour les informer que l'événement est annulé. Indiquez également le lien vers le formulaire et, de préférence, un délai pour le remplir (comptez au moins quelques semaines). Si vous le souhaitez, nous pouvons également le faire pour vous.
Vous pouvez demander un remboursement via EventSquare Admin en consultant la commande et en cliquant sur "Remboursements". Nous veillerons à ce que le montant du client soit remboursé dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables en utilisant le même moyen de paiement que celui utilisé par le client lors de la commande. Vous n'avez aucune autre démarche à effectuer.
Si, à tout moment, le solde de votre compte EventSquare est insuffisant, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse support@eventsquare.co ou par téléphone au +32 (0)14 700 808. Nous vous enverrons un lien de paiement pour augmenter votre solde via Bancontact ou par virement bancaire.
Option B: Tous le clients peuvent être remboursés automatiquement par EventSquare
Fermer la billetterie via l'Admin d'EventSquare afin qu'il n'y ait plus de commandes.
Contactez-nous via support@eventsquare.co ou par téléphone au +32 (0)14 700 808 pour nous informer.
Nous vérifierons si le solde de votre compte EventSquare soit suffisant pour effectuer les remboursements.
Si le solde de votre compte EventSquare est insuffisant, nous vous fournirons un lien de paiement pour augmenter le solde via Bancontact ou par virement bancaire.
Si le solde est suffisant, nous effectuons tous les remboursements pour vous. Notre plateforme veillera à ce que la commande du client soit remboursé. Cela se fait dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables en utilisant le même moyen de paiement que celui utilisé par le client lors de sa commande. Vous n'avez plus rien à faire ici.
Important
Quels frais dois-je prendre en compte en tant qu'organisateur lors d'un remboursement?
Si une commande doit être remboursée, vous pouvez, en tant qu'organisateur, choisir de rembourser au client le montant total ou uniquement la valeur des billets. Bien entendu, cela n'est possible que si vous avez répercuté les frais de service. Veuillez noter que les frais de service ne seront pas crédités en cas de remboursement. Par conséquent, si vous souhaitez rembourser le montant total au client, le solde de votre compte doit être augmenté afin de pouvoir effectuer le remboursement. Pour chaque remboursement, les frais s'élèvent à 0,45 € TVA incluse. (par commande, et non pas par billet).
Effectuez uniquement les remboursements par le biais de la plateforme EventSquare.
N'effectuez pas de remboursements de commandes en ligne en dehors de notre plateforme et suivez uniquement les procédures ci-dessus. Nos systèmes sont équipés pour traiter automatiquement les remboursements et en assurer le suivi avec précision. Notre plateforme a un accès direct aux coordonnées bancaires du client, ce qui vous évite un cauchemar administratif.
EventSquare peut-il avertir mes clients ?
Si votre organisation n'utilise pas de logiciel de mailing ou n'est pas techniquement en mesure de le mettre en place, nous pouvons vous aider à avertir vos clients. Contactez-nous à l'adresse support@eventsquare.co ou par téléphone au +32 (0)14 700 808 pour connaître les possibilités.
Où puis-je trouver les adresses mails de mes clients ?
Communiquez clairement et le plus rapidement possible avec vos clients. Pour ce faire, utilisez vos médias sociaux et les adresses e-mail que vous trouverez dans votre Admin EventSquare via l'onglet 'Commandes'. Vous pouvez y télécharger rapidement toutes les adresses e-mail de votre événement.