Hoe ga je om met zakelijke klanten en automatische facturen?
Wil je jouw ticketkopers de mogelijkheid geven tot het aanvragen van een factuur voor hun bestelling? Wij bieden verschillende niveaus van ondersteuning om aan de wettelijke behoeften van zakelijke klanten te voldoen, zonder dat dit voor jou extra administratieve last betekent.
Waarom facturatie aanbieden?
Wettelijk gezien heeft elke zakelijke koper het recht op een factuur voor hun boekhouding. Het weigeren hiervan kan leiden tot juridische complicaties. Onze software is er daarom op ingericht om dit proces voor jou te stroomlijnen.
Standaard heb je twee mogelijkheden in de ticketwinkel:
1. 'Ik ben een zakelijke klant' (Standaard instelling)
De ticketkoper kan aangeven dat hij een zakelijke klant is en zijn gegevens (zoals bedrijfsnaam en btw-nummer) invullen.
Let op: Bij deze instelling maakt het systeem geen automatische facturen aan.
Je maakt de facturen als organisatie nog handmatig op (bijvoorbeeld in je eigen boekhoudpakket).
Je kunt de benodigde gegevens exporteren via de bestellingen-export (Bestellingen > Tickets exporteren).
Ticketkopers ontvangen van ons standaard enkel een betaalbewijs.
2. 'Automatische facturatie' (Geactiveerd op aanvraag - Aanbevolen)
Wanneer wij deze module activeren, verandert de optie in de ticketshop naar "Ik wens een factuur". Het platform neemt dan al het werk uit handen:
Automatisering: EventSquare maakt uit naam van jouw organisatie automatisch een factuur aan met een origineel, opeenvolgend factuurnummer.
Directe levering: De ticketkoper kan in de bevestigingsmail meteen de factuur kosteloos downloaden als PDF.
Financiële uitsplitsing: In je dashboard worden je financiële rapporten gesplitst in particuliere verkoop en zakelijke verkoop. Je ziet per kwartaal of maand direct de te betalen en terug te vorderen btw.
Handige extra's in de admin
Facturen met terugwerkende kracht
Heeft een klant als particulier besteld en vraagt hij achteraf alsnog om een factuur? Met de geactiveerde module kun je een bestelling eenvoudig openen en op de knop 'Maak factuur' klikken. De bestelling wordt dan direct omgevormd naar een verkoopfactuur gedateerd op de dag van actie.
Factuurjournaal voor de boekhouder
Maak je gebruik van automatische facturatie? Dan kun je aan het einde van je boekhoudperiode alle verkoopfacturen in één keer downloaden. Je boekhouder kan deze als een apart journaal inboeken, zonder dat jij elke factuur los hoeft te versturen.
Belangrijk bij de instelling
Zorg ervoor dat de volgende zaken correct zijn ingesteld voor een wettelijk geldige factuur:
Facturatiegegevens: Klik op Instellingen (rechtsboven) > Facturatiegegevens van je organisatie.
BTW-percentages: Ga naar Tickets > Instellingen (naast de prijs) en controleer of de juiste percentages (21%, 12%, 6% of 0%) zijn geselecteerd.
Hoe activeren?
Wij kunnen de module voor 'Automatische facturatie' eenvoudig en volledig kosteloos activeren. Stuur hiervoor een e-mail met je accountgegevens naar support@eventsquare.co.